Perchè la tua azienda non può fare a meno di un software gestionale
Sembra impossibile al giorno d’oggi poter gestire un’azienda, anche di piccole dimensioni, senza impiegare un software gestionale come un ERP (Enterprise resource planning).
Il motivo è principalmente questo: per fare business, di anno in anno, serve procedere a ritmi sempre più serrati e risulta maledettamente difficile restare al passo senza l’ausilio di uno strumento informatico che permetta di effettuare operazioni complesse in tempi rapidi e possa automatizzare alcune attività molto onerose. E questo non solo in relazione ai processi industriali, ma anche a quelli relativi alla vendita, all'organizzazione delle mansioni del personale, insomma di qualunque comparto della tua impresa.
Senza una gestione metodica, accurata e proattiva della tua impresa, insomma, non è più possibile competere nel mercato, qualunque sia il prodotto o il servizio erogato.
E proprio questo è lo scopo di un software gestionale, nella fattispecie un ERP: permetterti di rendere più efficiente la tua realtà produttiva.
Quali benefici può apportare l’adozione di un ERP da parte della tua azienda?
L’utilizzo di un software gestionale produce notevoli vantaggi alla tua organizzazione, consideriamo i principali:
maggiore velocità di esecuzione di qualsiasi tipo di operazione (produzione, contabilità, magazzino, ecc.);
maggiore precisione: uno strumento informatico affidabile e ben programmato è quasi impossibile che possa sbagliare;
maggiore sicurezza: qualsiasi documento tu abbia prodotto all’interno del software gestionale viene conservato in un database senza alcuna possibilità che possa essere perso (ovviamente se sono state attivate delle opportune politiche di backup);
puoi effettuare, in pochi istanti, operazioni di estrema complessità quali analisi, creazione di report, incroci di dati, importazioni ed estrazioni;
utilizzo da remoto: con un pc, una connessione ad internet e un collegamento alla tua organizzazione (tramite VPN), sarà possibile utilizzare lo strumento in qualunque luogo ti trovi, anche a casa;
forte riduzione dei tempi di esecuzione di qualsiasi attività e, di conseguenza, del costo del lavoro;
riduzione degli errori, degli sprechi e ottimizzazione della produzione.
Il falso dilemma: è il software gestionale che deve adattarsi alla tua azienda o viceversa?
Sul mercato esistono centinaia di soluzioni ERP, alcune, invero, piuttosto rigide ed altre più flessibili e cioè adattabili alle esigenze specifiche di una azienda. Vogliamo spiegarti brevemente perché noi di Helinext riteniamo che il secondo approccio sia quello di gran lunga più efficiente:
Perché un software adattabile può essere “applicato” a qualsiasi realtà produttiva in maniera rapida e con ridotti disagi per i tuoi collaboratori: non sei costretto, insomma, a modificare il tuo modo di lavorare e produrre;
Perché “modellando” quest’ultimo sulla base delle esigenze specifiche della tua azienda si riducono i tempi di apprendimento e gli eventuali attriti che potrebbero derivare da un mutamento netto del modo di lavorare;
Perché un siffatto approccio rende molto più semplice adattare il software all’evoluzione del mercato e alle modifiche normative che possono determinarsi nel corso del tempo;
Perché con opportune aggiunte quali le personalizzazioni e le verticalizzazioni (ne parleremo nei prossimi paragrafi) il software può raggiungere un grado di adattamento alla tua realtà produttiva ancora più elevato, ancora più su misura.
Per tutte queste ragioni ci piace definire HYPERGest ERP “fluido” e cioè “plasticamente” modellabile per qualsiasi realtà produttiva, grande o piccola, che sia un piccolo negozio di quartiere o una azienda strutturata.
Inizialmente HYPERGest ci è sembrato un software troppo complesso per il nostro negozio, poi però attivando le funzionalità necessarie si è rivelato pratico, intuitivo e, soprattutto, adattabile alle nostre esigenze. Siamo molto soddisfatti. - Fausto Flebus, Edilpali S.r.l.
I 3 elementi di progettazione che permettono ad HYPERGest di soddisfare qualsiasi esigenza aziendale
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LA STRUTTURA MODULARE
A ciascuna macro funzionalità corrisponde un modulo (ad esempio contabilità, produzione, magazzino, ecc.). Questo può permettere alla tua realtà di attivare solo i moduli strettamente necessari a soddisfare le tue necessità produttive e organizzative. Nel momento stesso in cui si determinano nuove necessità dovute a fattori interni (ad esempio un aumento della dimensione aziendale o una variazione delle modalità di produzione, per fare un esempio) o esterni (mutate modalità di fare impresa legate al mercato in cui operi, all’innovazione o a vincoli normativi) puoi velocemente attivare il modulo più adatto a rispondere a queste tue nuove esigenze.
HYPERGest, insomma, è una piattaforma scalabile nel tempo. Attivando, inoltre, solo i moduli che sono realmente necessari a supportare il tuo business puoi ottenere un importante riduzione dei costi.
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LE PERSONALIZZAZIONI
L’infrastruttura di HYPERGest è stata realizzata tramite l’ambiente Omnis Studio e poggia su database Oracle, strumenti di sviluppo che consentono, con estrema rapidità, di attivare all'ERP nuove funzionalità altamente personalizzate sulla base delle tue richieste.
In sintesi possiamo adattare il software in poco tempo a qualsiasi tua necessità, anche temporanea. Ovviamente, quando una personalizzazione risulta utile a tutti i clienti che fruiscono dell'ERP questa diviene funzionalità standard.
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LE VERTICALIZZAZIONI
Quando un’azienda ha la necessità di attivare un numero molto elevato di personalizzazioni, in genere nell’ambito della produzione, viene avviata la cosiddetta procedura di “verticalizzazione”.
HYPERGest, cioè, viene modificato in maniera massiva in modo tale da rispondere in tutto e per tutto al tuo modo di produrre e fare business. La verticalizzazione, insomma, si riferisce allo sviluppo di un numero elevato di funzionalità aggiuntive che, di fatto, trasformano il software in un ERP specifico per aziende che operano in determinati settori produttivi.
Ovviamente tutte le funzionalità aggiuntive sono perfettamente integrate con quelle standard.
La nostra azienda ha una gestione della produzione complessa e con molte variabili. HYPERGest si è dimostrato uno strumento molto valido grazie alle personalizzazioni su misura e alle funzionalità attivate nel tempo, come l’informatizzazione Industry 4.0 effettuata su molti centri lavoro - Filippo Pegoraro Demand Planner & Controller e Marco Nisco IT Manager, Alpego S.p.a.
La massima espressione di adattabilità: Le verticalizzazioni di HYPERGest
Settore imballaggi e packaging
HYPERGest prevede, oltre ad un'anagrafica articoli commerciale completa di ogni dettaglio descrittivo e funzionale (pesi, unità di misura, immagini, descrizioni in lingua ecc…), la possibilità di costruire una struttura dati personalizzata sulla base delle esigenze del cliente per ogni categoria merceologica di bene di acquisto o vendita.
Tali strutture possono essere customizzate, oltre che per contenuto, tramite la costruzione di liste di valori dinamiche o precostituite più o meno vincolanti, anche per fattezza, rendendo i campi visibili sotto forma di spunta o note di grandi dimensioni.
Le strutture personalizzate, ed i valori in esse caricati, possono essere, a piacimento del cliente, replicate nelle righe di ogni documento (commerciale o produttivo) anche parzialmente, al fine di sfruttarne le caratteristiche specifiche strettamente necessarie al contesto in cui sono richieste.
Gestione manutenzione e riparazioni
Il nuovo modulo di Gestione delle riparazioni ha come obiettivo l’implementazione in azienda di un sistema di monitoraggio puntuale dei tempi e dei materiali impiegati nelle lavorazioni di conto riparazione su beni di terzi. Il tutto è finalizzato ad una corretta gestione dei costi, delle movimentazioni di magazzino ed ad un’adeguata fatturazione dei servizi forniti.
Il modulo è pienamente integrato in HYPERGest sfruttandone il multi-azienda, le anagrafiche di base, i flussi documentali ed i controlli procedurali.
La riparazione è costituita da cinque fasi: l’ordine cliente, la manutenzione, l’esecuzione, la validazione e la fatturazione. Ogni fase può essere adibita ad operatori differenti.
In ogni fase sono presenti funzioni e stampe personalizzabili in base alle esigenze del cliente.
Gestione Aziende Trasporti - HYPERTransp
Il nuovo modulo aggiuntivo HYPERGest che fornisce alla tua azienda gli strumenti necessari per la gestione in piena efficienza degli ordini di trasporto e della loro pianificazione. Questo nuovo modulo, progettato e realizzato lavorando in affiancamento agli operatori del settore e attraverso l’analisi delle problematiche delle aziende con gestione autonoma dei trasporti, introduce importanti novità per quanto riguarda tutte le fasi nevralgiche dei processi logistici aziendali. HYPERTransp è stato pensato appositamente per andare ad integrare le attuali funzionalità già presenti in HYPERGest e consentire all’azienda di avere pieno controllo sulla procedura di gestione di evasione degli ordini organizzando la flotta aziendale e monitorando la disponibilità dei vettori.
Program Repository centralizzato: consente a tutte le workstation di lavorare in modo indipendente ma di essere allineate con la stessa versione del software in tempo reale;
Installazione rapida e semplice: viene eseguita su ogni posto di lavoro e su server e/o web server application, risulta essere di estrema semplicità;
Ridotte dimensioni della libreria software: tutti i file di una installazione occupano circa 56 Mbytes;
Object Oriented: la strutturazione degli oggetti software correlati tra loro in librerie, permette la definizione delle procedure operative e gestionali strumentali ai progetti ERP. In pratica, come si memorizzano in un archivio Clienti, articoli e fatture, vengono memorizzati menu, bottoni, finestre e tutti gli elementi del software.
Installazione distribuita: l’impianto può utilizzare fino in fondo le risorse di una rete di computer, mantenendo il traffico di rete contenuto permettendo, nel contempo, di continuare a lavorare nel caso siano necessari aggiornamenti del sistema.
Cross Enterprise: In HYPERGest, in un unico archivio relativo ad un impianto possono essere inserite infinite aziende, con la possibilità di gestire in modo unico e/o separato tabelle, anagrafiche, documenti e quant’altro.
Filosofia “All in One”: HYPERGest non necessita dell’ausilio di altri software per essere utilizzato. Per fare un esempio l’e-mail incorporata permette di spedire direttamente i documenti (ordini, fatture, ecc.) generando un messaggio e-mail (anche di posta elettronica certificata se presente un’account di posta PEC) che include il documento in formato PDF (firmabile digitalmente con smart card. Inoltre l’utilizzo delle formule, unito al linguaggio di scripting interno, permette di creare interfacce per OLE automation, consentendo sofisticate interazioni con Office o altri OLE servers.
Flessibilità del foglio di calcolo: HYPERGest consente di utilizzare formule anche complesse per governare dati in memoria o all’interno del database. Per accedere ai primi, è possibile semplicemente prendere il dato che interessa con drag and drop dalla finestra che lo rappresenta.
Report personalizzati: questo potente strumento permette di effettuare ogni tipo di analisi sui dati aziendali: si possono definire delle query di interrogazione da abbinare a filtri di ricerca (vedi Reports); è possibile definire dei limiti per la visualizzazione di righe separate (ad esempio categorie troppo piccole possono essere raggruppate sotto una unica voce); è possibile fare comparazioni delle stessa tabella con un secondo filtro di ricerca, duplicando una o più colonne sotto altro nome (ad esempio il venduto nell'anno corrente comparato al venduto dell'anno precedente).
Stampe personalizzate e multilingua: ogni stampa del programma può essere personalizzata e tradotta nelle lingue desiderate.
Esportazione rapida: ogni dato delle liste può essere facilmente esportato.
Cambio task con un clic: puoi passare da un task ad un altro in maniera rapida, ad esempio per seguire l’iter del ciclo attivo
Fatturazione Elettronica: l’ERP è stato adeguato per gestire anche la fatturazione elettronica.
Esportazione dei dati contabili: è possibile esportare tutti i dati fiscali verso i software di contabilità compatibili.
Modalità Servizio: è possibile impostare delle operazioni automatizzate e pianificate senza la necessità di utilizzare l’interfaccia utente. Ad esempio per inserire nel database documenti commerciali, movimenti contabili, esecuzioni di produzione, caricamento di articoli e anagrafiche.
Sono oltre 10 anni che utilizziamo HYPERGest, ci hanno proposto vari altri ERP nel tempo, ma noi rimaniamo fedeli a questo perché ha una caratteristica che per noi è essenziale: la stabilità. Non abbiamo mai perso dati o avuto problemi con il database. Per noi è molto importante! #spaziosoloperlaqualità - Dario Roiatti, Latteria Sociale di Cividale e Valli del Natisone
Nella quasi totalità dei prodotti Windows, ogni “ambiente operativo” (ad esempio l’immissione di ordini) viene rappresentato da una sola finestra che contiene tutti i dati. In HYPERGest questo non avviene grazie a:
TASK: in HYPERGest l’unità operativa è il task, che raggruppa una serie di oggetti (finestre, menu o altro) che hanno uno scopo comune. Questo rende estremamente più facile personalizzare il programma, in quanto i nuovi oggetti aggiunti in un task ne condividono le variabili.
SCRIPT DI FINESTRA: gli script di finestra sono divisi per utente, quindi all’apertura della finestra è possibile far eseguire una serie di istruzioni personalizzate, come gli script di campo associati agli eventi (uscita, entrata, tab, ok, ecc.) Questo approccio ha permesso di sviluppare una interfaccia grafica avanzatissima, in cui ogni ambiente operativo o Task è composto da un numero variabile di finestre; queste possono essere aperte e chiuse quando necessario senza perdere le informazioni (che sono memorizzate a livello di Task), ridimensionate in tutti i campi componenti (memorizzando le dimensioni) e personalizzate a livello di aspetto (toolbar, menu, campi visibili, abilitati, ecc.).
MENU E TOOLBARS: HYPERGest utilizza sia i menu che le toolbars. Le toolbars sono viste come un sottoinsieme dei comandi di menu, con quelli più spesso utilizzati che sono duplicati come toolbar per comodità dell’utente. Un semplice sistema di drag & drop (tecnica ampiamente diffusa nell’operatività dell’X-ERM ) delle voci di menu permette di costruirsi le proprie toolbars personalizzate per ogni singola finestra (personalizzando anche la visibilità di icone e/o testo), memorizzate separatamente su ogni posto di lavoro.
All’inizio confesso che la quantità di opzioni disponibili mi hanno un po’ spaventato, poi, però, anche grazie all’aiuto dei consulenti applicativi e ad un sistema di gestione molto intuitivo, ho compreso come effettuare in tempi rapidissimi tutte le operazioni necessarie per gestire contabilità e prima nota. Ora tutto è diventato un automatismo! - Marco Graziussi, Publigas S.r.l.
